Allgemeine Geschäfts­bedingungen für Talentakte

§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die entgeltliche Nutzung der Software „Talentakte“ (im Folgenden „Software“) zwischen der HRzlich GmbH (im Folgenden „HRzlich“) und ihren Kunden.

(2) Kunde kann nur sein, wer Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuchs ist und den Vertrag für seinen Geschäftsbetrieb schließt. Verbraucher im Sinne von § 13 BGB sind vom Vertragsschluss ausgeschlossen. Der Kunde bestätigt beides bei der Bestellung.

(3) Für die kostenlose Demo und die kostenlose Testphase gelten die Nutzungsbedingungen für Demo und Testphase. Mit Beginn eines Vertrags nach diesen AGB treten die AGB für die weitere Nutzung an deren Stelle.

(4) Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn HRzlich ihnen nicht ausdrücklich widerspricht oder Leistungen in Kenntnis solcher Bedingungen erbringt.

(5) Bei Widersprüchen gelten die Vertragsbestandteile in dieser Reihenfolge:

1. individuelle Vereinbarungen in Textform,
2. für die Verarbeitung personenbezogener Daten der Auftragsverarbeitungsvertrag samt seinen Anlagen,
3. die Bestellung mit dem gewählten Paket und der gewählten Vertragsart sowie die Auftragsbestätigung,
4. diese AGB.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) HRzlich stellt dem Kunden die Software für die Dauer des Vertrags als Software-as-a-Service über das Internet zur Nutzung bereit. Die Software läuft auf Servern, die HRzlich betreibt oder betreiben lässt. Der Kunde greift über einen aktuellen Webbrowser unter app.talentakte.de darauf zu.

(2) Die Überlassung der Software zur Installation, die Herausgabe des Quellcodes und die Anpassung der Software an individuelle Anforderungen des Kunden sind nicht Vertragsgegenstand.

(3) Die Software unterstützt Personalabteilungen, Führungskräfte und Geschäftsführung beim Erstellen von Arbeitszeugnissen und, je nach Paket, bei der Mitarbeiterbeurteilung. Sie ist ein Werkzeug: Bewertungen von Beschäftigten nehmen Menschen vor, und die Verantwortung für Zeugnisse und Beurteilungen trägt der Kunde (§ 7).

(4) Personenbezogene Daten, die der Kunde in der Software speichert, verarbeitet HRzlich als Auftragsverarbeiter nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag (§ 12).

§ 3 Vertrags­schluss

(1) Die Bestellung erfolgt in der Software aus einer laufenden oder abgelaufenen Testinstanz heraus. Der Kunde wählt das Paket und die Vertragsart (Jahresvertrag oder Monatsvertrag, § 10), gibt die Vertragsdaten ein (unter anderem Firma, Rechtsform, Registergericht und Registernummer, Anschrift, Rechnungs-E-Mail-Adresse und Ansprechperson), bestätigt seine Kaufmannseigenschaft und die Vertretungsberechtigung der bestellenden Person, akzeptiert diese AGB und schließt den Auftragsverarbeitungsvertrag ab. Vor dem Absenden kann der Kunde alle Eingaben prüfen und korrigieren.

(2) Mit dem Klick auf „Zahlungspflichtig bestellen“ gibt der Kunde ein verbindliches Angebot auf Abschluss des Vertrags ab. An dieses Angebot ist er zwei Wochen gebunden.

(3) HRzlich bestätigt den Eingang der Bestellung per E-Mail an die Rechnungs-E-Mail-Adresse. Diese Eingangsbestätigung ist noch keine Annahme. Der Vertrag kommt zustande, wenn HRzlich das Angebot annimmt, entweder durch Freischaltung des Firmenkontos für den Vertrag oder durch eine Auftragsbestätigung in Textform, je nachdem, was zuerst geschieht. HRzlich kann Bestellungen ohne Angabe von Gründen ablehnen. Bis zur Entscheidung läuft die Testinstanz weiter.

(4) Vertragsbeginn ist der Tag der Freischaltung, sofern die Parteien keinen anderen Tag vereinbaren. Mit Vertragsbeginn wird die Testinstanz mit ihren Daten als Firmenkonto des Vertrags fortgeführt.

(5) HRzlich kann Verträge auch auf anderem Weg schließen, zum Beispiel durch ein gegengezeichnetes Angebot oder mit elektronischer Signatur. Auch dann gelten diese AGB, wenn der Vertrag auf sie Bezug nimmt.

(6) Vertragssprache ist Deutsch. HRzlich speichert die Bestelldaten und den Wortlaut der bestätigten Erklärungen mit Version und Zeitpunkt. Diese AGB sind jederzeit unter talentakte.de/rechtliches/agb.html abrufbar und können dort gespeichert und ausgedruckt werden.

§ 4 Leistungen

(1) HRzlich bietet zwei Pakete an:

(2) In beiden Paketen sind enthalten:

• unbegrenzt viele Nutzerinnen und Nutzer,
• eine Benutzer- und Rechteverwaltung mit den Rollen Administration, Personal, Geschäftsführung, Führungskraft und Mitarbeitende,
• die Anmeldung mit Passwort und Zwei-Faktor-Anmeldung, die der Kunde für sein Firmenkonto verpflichtend machen kann,
• die Anmeldung über Single Sign-on per OpenID Connect, zum Beispiel mit Microsoft Entra ID, Google Workspace oder einem anderen OpenID-Connect-Anbieter,
• Aufgabenlinks, mit denen Führungskräfte ihre Einschätzung ohne eigenes Konto abgeben können, sofern der Kunde das zulässt,
• der Export aller Daten des Firmenkontos,
• Hilfetexte und eine Einführung in der Software.

(3) Die Software nutzt einen KI-Dienst, um Zeugnisentwürfe und einzelne Abschnitte zu formulieren, Diktate den passenden Feldern zuzuordnen und Zeugnisse zu übersetzen. Namen ersetzt sie vor jedem Aufruf durch Platzhalter; diese Pseudonymisierung lässt sich nicht abschalten. Diese Nutzung ist im Rahmen einer fairen Nutzung in der Vergütung enthalten. Als faire Nutzung gelten je Firmenkonto bis zu 3.000 KI-Aufrufe je Kalendermonat, höchstens 120 KI-Aufrufe je Stunde und bis zu 500 Umwandlungen von Diktaten auf dem Server je Tag. Ein KI-Aufruf ist eine einzelne Anfrage an den KI-Dienst, etwa für einen Zeugnisentwurf, die Zuordnung eines Diktats oder eine Übersetzung. Ist eine Grenze erreicht, stehen die betroffenen Funktionen bis zum Ende des jeweiligen Zeitraums nicht zur Verfügung; alle anderen Funktionen bleiben nutzbar. Höhere Grenzen können die Parteien in Textform vereinbaren.

(4) Für das Diktat ist in neuen Firmenkonten die Spracherkennung auf dem Server voreingestellt (Server-Diktat): Die Aufnahme wird auf dem Server in Text umgewandelt und danach sofort gelöscht. Zusätzlich kann die Personalabteilung des Kunden in den Einstellungen die Live-Erkennung von Google Chrome erlauben. Sie ist eine Funktion des Browsers; dabei verarbeitet Google die Sprachaufnahme über die Spracherkennung des Browsers.

(5) Nicht geschuldet sind, soweit nicht gesondert vereinbart: die Einrichtung beim Kunden, Schulungen, Schnittstellen zu anderen Systemen, die Übernahme von Daten aus anderen Systemen (mit Ausnahme des Imports von Beurteilungsbögen im Paket Talentakte Suite) und Rechtsberatung (§ 7 Abs. 6).

(6) HRzlich entwickelt die Software weiter und darf sie ändern, soweit die wesentlichen Funktionen des gebuchten Pakets erhalten bleiben und die Änderung für den Kunden zumutbar ist, insbesondere bei neuen Funktionen, zur Anpassung an Rechtsänderungen, aus Gründen der Sicherheit oder wegen technischer Entwicklungen. Entfällt eine wesentliche Funktion oder wird sie erheblich eingeschränkt, kündigt HRzlich dies mindestens sechs Wochen vorher in Textform an. Der Kunde kann den Vertrag in diesem Fall zum Zeitpunkt der Änderung außerordentlich kündigen.

§ 5 Verfüg­barkeit, Wartung und Support

(1) HRzlich stellt die Software mit einer Verfügbarkeit von 98 Prozent im Kalendermonat bereit. Gemessen wird am Übergabepunkt, dem Internetanschluss des Rechenzentrums, in dem die Software betrieben wird.

(2) Nicht als Ausfallzeit zählen:

• angekündigte Wartungsarbeiten von insgesamt bis zu acht Stunden im Kalendermonat,
• Störungen, die HRzlich nicht zu vertreten hat, insbesondere Störungen von Netzen außerhalb des Übergabepunkts, Ereignisse höherer Gewalt (§ 17) und Angriffe auf die Systeme trotz angemessener Schutzmaßnahmen,
• Sperrungen nach diesen AGB,
• Störungen, die der Kunde oder seine Nutzerinnen und Nutzer verursacht haben.

(3) Die KI-Funktionen und der E-Mail-Versand nutzen Dienste von Unterauftragsverarbeitern. Deren Verfügbarkeit ist nicht Teil der Zusage in Absatz 1. Fallen sie aus, bleiben die übrigen Funktionen nutzbar; bei einem Ausfall des KI-Dienstes erstellt die Software Zeugnisentwürfe regelbasiert.

(4) HRzlich führt Wartungsarbeiten nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durch. Planbare Wartungsarbeiten, die die Nutzung voraussichtlich länger als 30 Minuten unterbrechen, kündigt HRzlich mindestens zwei Arbeitstage vorher in der Software oder per E-Mail an. Dringende Sicherheitsaktualisierungen darf HRzlich ohne Ankündigung einspielen.

(5) Fragen und Störungsmeldungen nimmt HRzlich per E-Mail an info@hrzlich.de entgegen und bearbeitet sie an Arbeitstagen (Montag bis Freitag, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Rheinland-Pfalz) während der üblichen Geschäftszeiten.

§ 6 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde benennt mindestens eine Person mit der Rolle Administration. Er vergibt Rollen nur in dem Umfang, den die jeweilige Aufgabe erfordert, hält Zugangsdaten geheim und sorgt dafür, dass seine Nutzerinnen und Nutzer dies ebenso tun. Zugänge von Personen, die ausscheiden oder keinen Zugang mehr benötigen, deaktiviert er unverzüglich. Bei Verdacht auf Missbrauch informiert er HRzlich unverzüglich.

(2) Der Kunde ist für die Daten verantwortlich, die er und seine Nutzerinnen und Nutzer in die Software eingeben. Er stellt sicher, dass er die Daten verarbeiten darf, insbesondere dass eine Rechtsgrundlage besteht und die betroffenen Beschäftigten nach Art. 13 und 14 DSGVO informiert sind. Er gibt nur Daten ein, die für die jeweiligen Zwecke erforderlich sind. Angaben über Gesundheit, Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) gibt er in Freitexte und Diktate nur ein, wenn dies ausnahmsweise erforderlich und zulässig ist.

(3) Vor dem Einsatz mit echten Beschäftigtendaten prüft der Kunde, ob Beteiligungsrechte einer Arbeitnehmervertretung bestehen, insbesondere nach § 87 Abs. 1 Nr. 6, § 94, § 90 und § 80 BetrVG oder nach dem Personalvertretungsrecht, und erfüllt sie, etwa durch eine Betriebsvereinbarung. Er informiert die Beschäftigten über den Einsatz der Software einschließlich der KI-Funktionen. Soweit erforderlich, führt er eine Datenschutz-Folgenabschätzung durch (Art. 35 DSGVO). HRzlich unterstützt ihn dabei mit Informationen zu Funktionen und Datenflüssen, insbesondere mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen, der Liste der Unterauftragsverarbeiter und der Transparenzseite in der Software.

(4) Der Kunde ergreift Maßnahmen, damit die Personen, die die KI-Funktionen in seinem Auftrag nutzen, über ausreichende KI-Kompetenz verfügen (Art. 4 KI-Verordnung).

(5) Der Kunde nutzt die Software nur für eigene Geschäftszwecke und überlässt sie Dritten nicht zur Nutzung, soweit § 14 Abs. 1 nichts anderes erlaubt. Er unterlässt insbesondere:

• Angriffe auf die Software oder die Systeme von HRzlich und das Einbringen von Schadsoftware,
• das Umgehen von Zugangsbeschränkungen, Sicherheitsvorkehrungen oder Nutzungsgrenzen,
• automatisierte Massenabfragen außerhalb der vorgesehenen Funktionen,
• das Dekompilieren der Software, soweit § 69e UrhG es nicht erlaubt,
• das Einstellen von Inhalten, die gegen Gesetze oder Rechte Dritter verstoßen.

(6) Die Software ersetzt keine Personalakte und kein Archiv. Der Kunde legt erteilte Zeugnisse und andere Unterlagen, die er aufbewahren muss oder will, in seinen eigenen Systemen ab.

(7) Für die Nutzung braucht der Kunde einen Internetzugang, einen aktuellen Webbrowser und für das Diktat ein Mikrofon. Er sorgt dafür, dass die Benachrichtigungen der Software den Absender no-reply@hrzlich.de erreichen können.

(8) Störungen und Mängel meldet der Kunde unverzüglich in Textform mit einer nachvollziehbaren Beschreibung.

§ 7 KI-Funktionen, Zeugnis­prüfung, keine Rechtsberatung

(1) In der Software gilt der Grundsatz: Der Mensch bewertet, die KI formuliert. Noten, Ampeln, Gesamturteile und sonstige Bewertungen von Beschäftigten setzen ausschließlich Menschen. Notenvorschläge aus der Mitarbeiterbeurteilung entstehen nach festen, in der Software angezeigten Regeln ohne KI und gelten erst, wenn ein Mensch sie bestätigt.

(2) Die KI-Funktionen formulieren Zeugnistexte aus Fakten und Bewertungen, die Menschen erfasst haben, ordnen Diktate den passenden Feldern zu und übersetzen Zeugnisse. Sie bewerten keine Personen und dienen nicht der Auswahl, der Bildung einer Rangfolge oder der Prognose von Personen. Der Kunde setzt sie nicht für solche Zwecke ein und trifft keine Entscheidungen über Beschäftigte, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen (Art. 22 DSGVO).

(3) Ergebnisse der KI sind Entwürfe. Sie können unvollständig, ungenau oder unpassend sein. Der Kunde prüft jeden Entwurf vor der Verwendung, insbesondere auf Richtigkeit, Vollständigkeit, Übereinstimmung mit den gesetzten Noten und Wohlwollen. Für Inhalt, Form und Erteilung von Arbeitszeugnissen (§ 109 GewO) und für Beurteilungen ist allein der Kunde als Arbeitgeber verantwortlich.

(4) Die Zeugnisprüfung arbeitet regelbasiert. Sie zeigt gängige Lesarten von Formulierungen, mögliche Widersprüche zur gesetzten Note und Hinweise auf unzulässige Angaben. Die Zeugnissprache ist gesetzlich nicht festgelegt, und ihre Auslegung kann im Einzelfall abweichen. Eine Prüfung ohne Befund bedeutet nicht, dass ein Zeugnis rechtlich nicht angreifbar ist.

(5) Übersetzungen sind eine Arbeitshilfe. Maßgeblich ist die deutsche Fassung des Zeugnisses; darauf weist das übersetzte Dokument hin.

(6) HRzlich erbringt mit der Software keine Rechtsdienstleistungen im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes und keine Rechtsberatung. Hinweise, Prüfungen, Vorlagen und Hilfetexte der Software sind allgemeine Arbeitshilfen. Sie ersetzen nicht die Prüfung des Einzelfalls durch eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.

(7) Der Kunde kann die KI-Funktionen für sein Firmenkonto in den Einstellungen abschalten. Die Software übermittelt dann keine Daten an den KI-Dienst und erstellt Zeugnisentwürfe regelbasiert.

§ 8 Vergütung und Zahlung

(1) Die monatliche Vergütung richtet sich nach dem gebuchten Paket und der gewählten Vertragsart. Im Jahresvertrag beträgt sie für die Talentakte Suite 195,00 € und für den Zeugnisgenerator 95,00 € je Monat, im Monatsvertrag für die Talentakte Suite 234,00 € und für den Zeugnisgenerator 114,00 € je Monat. Alle Preise sind Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Abweichende Preise gelten, wenn sie in der Auftragsbestätigung genannt oder individuell vereinbart sind.

(2) Die Vergütung ist in beiden Vertragsarten monatlich im Voraus zu zahlen. Für den ersten Monat berechnet HRzlich die Vergütung anteilig ab Vertragsbeginn bis zum Ende des Kalendermonats.

(3) HRzlich stellt die Vergütung in Rechnung und übermittelt Rechnungen elektronisch an die angegebene Rechnungs-E-Mail-Adresse. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Zugang ohne Abzug durch Überweisung auf das in der Rechnung angegebene Konto zu zahlen.

(4) Für den Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Vorschriften.

(5) Ist der Kunde mit einem fälligen Betrag länger als 30 Tage in Verzug, kann HRzlich den Zugang zum Firmenkonto sperren, bis der Betrag bezahlt ist. HRzlich kündigt die Sperre mindestens 14 Tage vorher in Textform an. Der Export der Daten bleibt während der Sperre möglich. Die Pflicht zur Zahlung der Vergütung bleibt unberührt.

(6) Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht kann er nur wegen Ansprüchen aus diesem Vertrag geltend machen.

§ 9 Preisanpassung

(1) HRzlich kann die Vergütung mit Wirkung für die Zukunft anpassen. Eine Erhöhung kündigt HRzlich mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform an.

(2) Der Kunde kann den Vertrag im Fall einer Erhöhung zu deren Wirksamwerden außerordentlich kündigen. Die Kündigung muss HRzlich vor diesem Zeitpunkt in Textform zugehen. HRzlich weist in der Ankündigung auf dieses Recht hin. Kündigt der Kunde nicht, gilt die neue Vergütung ab dem angekündigten Zeitpunkt.

§ 10 Vertragsarten, Laufzeit, Kündigung und Wechsel

(1) Der Kunde wählt bei der Bestellung eine von zwei Vertragsarten: den Jahresvertrag oder den Monatsvertrag. Die Vergütung ist im Monatsvertrag höher als im Jahresvertrag (§ 8 Abs. 1).

(2) Jahresvertrag: Die erste Laufzeit beträgt zwölf Monate ab Vertragsbeginn. Sie endet mit Ablauf des Kalendermonats, in den das Ende dieser zwölf Monate fällt. Beginnt der Vertrag zum Beispiel am 21.10.2026, endet die erste Laufzeit mit Ablauf des 31.10.2027; beginnt er am 01.11.2026, endet sie ebenfalls mit Ablauf des 31.10.2027.

(3) Der Jahresvertrag verlängert sich jeweils um weitere zwölf Monate, wenn er nicht von einer Partei mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der jeweiligen Laufzeit gekündigt wird. Die Kündigung muss so rechtzeitig zugehen, dass zwischen ihrem Zugang und dem Ende der Laufzeit drei volle Kalendermonate liegen. Endet die Laufzeit zum Beispiel am 31.10.2027, muss die Kündigung spätestens am 31.07.2027 zugehen. Geht eine Kündigung später zu, wirkt sie zum Ende der folgenden Laufzeit.

(4) Monatsvertrag: Der Monatsvertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Die Mindestlaufzeit beträgt einen Monat ab Vertragsbeginn. Jede Partei kann ihn mit einer Frist von einem Monat zum Ende eines Kalendermonats kündigen, frühestens zum Ablauf der Mindestlaufzeit.

(5) Wechsel der Vertragsart: Vom Monatsvertrag in den Jahresvertrag kann der Kunde jederzeit wechseln. Der Kunde erklärt den Wechsel in Textform; er wird zum Ersten des Kalendermonats wirksam, der auf den Zugang der Erklärung folgt. HRzlich stimmt dem Wechsel bereits jetzt zu. Mit dem Wechsel beginnt eine neue Laufzeit von zwölf Monaten nach Absatz 2, und es gilt die Vergütung des Jahresvertrags.

(6) Vom Jahresvertrag in den Monatsvertrag kann der Kunde nur zum Ende der Laufzeit wechseln. Er muss den Wechsel mit der Frist nach Absatz 3 in Textform erklären; geht die Erklärung später zu, wirkt der Wechsel zum Ende der folgenden Laufzeit. Mit dem Ende der Laufzeit läuft der Vertrag als Monatsvertrag weiter, und es gilt die Vergütung des Monatsvertrags.

(7) Ein Wechsel der Vertragsart ändert nur Laufzeit, Kündigungsfrist und Vergütung. Er beendet den Vertrag nicht; das Firmenkonto, die Daten des Kunden und der Auftragsverarbeitungsvertrag bleiben bestehen.

(8) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt in beiden Vertragsarten unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für HRzlich insbesondere vor, wenn der Kunde für zwei aufeinanderfolgende Monate mit der Zahlung der Vergütung in Verzug ist oder trotz Abmahnung erheblich gegen § 6 verstößt. Weitere Rechte zur außerordentlichen Kündigung ergeben sich aus § 4 Abs. 6, § 9 Abs. 2, § 17 und § 6 Abs. 3 des Auftragsverarbeitungsvertrags.

(9) Kündigungen und Erklärungen zum Wechsel der Vertragsart bedürfen der Textform, zum Beispiel per E-Mail an info@hrzlich.de. Der Kunde kann auch über die Kündigungsfunktion in den Einstellungen der Software kündigen; sie steht Personen mit der Rolle Administration zur Verfügung. Eine in der Software erklärte Kündigung geht mit dem Absenden zu.

(10) Bei einem Jahresvertrag zeigt die Software das Ende der laufenden Laufzeit und den letzten Tag an, an dem eine Kündigung zu diesem Ende zugehen muss. Die Anzeige dient der Information; maßgeblich sind die Regeln dieses Paragrafen.

(11) Endet der Vertrag vor Ablauf eines bereits bezahlten Zeitraums, erstattet HRzlich die Vergütung für die Zeit nach Vertragsende anteilig, es sei denn, HRzlich hat aus wichtigem Grund gekündigt, den der Kunde zu vertreten hat.

(12) Im Jahresvertrag endet der Vertrag vor dem Ende der Laufzeit nur durch eine wirksame außerordentliche Kündigung oder durch Vereinbarung der Parteien. Ohne beides bleibt der Kunde bis zum Ende der Laufzeit zur Zahlung der Vergütung verpflichtet; die Nichtnutzung der Software mindert die Vergütung nicht, und eine Erstattung für die Zeit bis zum Ende der Laufzeit findet nicht statt. Die Rechte des Kunden bei Mängeln (§ 15) und gesetzliche Ansprüche der Parteien bleiben unberührt.

§ 11 Datenexport und Löschung nach Vertragsende

(1) Während der Vertragslaufzeit können Personen mit der Rolle Administration jederzeit alle Daten des Firmenkontos exportieren. Der Export enthält die Daten in einem maschinenlesbaren Format (JSON) und die hochgeladenen Dateien.

(2) Mit dem Ende des Vertrags sperrt HRzlich das Firmenkonto. Der Export bleibt 30 Tage nach Vertragsende möglich.

(3) Danach löscht HRzlich die Datenbank und die Dateien des Firmenkontos. Daten in Sicherungskopien entfallen mit dem regulären Ablauf der Sicherungen, spätestens sechs Monate nach der Löschung. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten von HRzlich, etwa für Rechnungen, bleiben unberührt.

(4) Weitere Formate oder Unterstützung bei der Übernahme der Daten in andere Systeme erbringt HRzlich nur nach gesonderter Vereinbarung.

§ 12 Datenschutz

(1) Für personenbezogene Daten, die HRzlich im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag samt den technischen und organisatorischen Maßnahmen und der Liste der Unterauftragsverarbeiter. Der Kunde schließt ihn beim Start der Testinstanz und bei der Bestellung in der Software ab.

(2) Daten zur Anbahnung, zum Abschluss und zur Abwicklung des Vertrags, etwa Kontakt-, Konto-, Vertrags- und Abrechnungsdaten, verarbeitet HRzlich in eigener Verantwortung. Einzelheiten stehen in den Datenschutzhinweisen.

(3) HRzlich erfasst Nutzungszahlen ohne Inhalte, etwa die Anzahl der KI-Aufrufe, um die Grenzen nach § 4 Abs. 3 einzuhalten, die Abrechnung durchzuführen und den Betrieb zu sichern.

§ 13 Vertraulichkeit

(1) Die Parteien behandeln alle nicht öffentlichen Informationen der anderen Partei, die ihnen im Zusammenhang mit dem Vertrag bekannt werden, vertraulich und nutzen sie nur zur Durchführung des Vertrags. Das gilt nicht für Informationen, die ohne Verschulden der empfangenden Partei öffentlich bekannt sind oder werden, die sie rechtmäßig von Dritten ohne Vertraulichkeitspflicht erhalten oder unabhängig entwickelt hat oder die sie aufgrund Gesetzes oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnung offenlegen muss. Im letzten Fall informiert sie die andere Partei vorher, soweit das zulässig ist.

(2) Diese Pflicht gilt während der Vertragslaufzeit und drei Jahre darüber hinaus. Für personenbezogene Daten gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag ohne zeitliche Begrenzung.

(3) HRzlich nennt den Kunden nur mit dessen vorheriger Zustimmung in Textform als Referenz.

§ 14 Nutzungsrechte

(1) HRzlich räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags das einfache, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, die Software im Rahmen dieser AGB für eigene Geschäftszwecke zu nutzen. Der Kunde darf seinen Beschäftigten und Personen, die in seinem Auftrag tätig sind, Zugang einräumen.

(2) Alle Rechte an der Software, an der Dokumentation und an den Vorlagen der Software bleiben bei HRzlich oder deren Lizenzgebern.

(3) Der Kunde behält alle Rechte an seinen Daten. Texte, die mit der Software für ihn entstehen, darf er ohne Einschränkung verwenden. HRzlich erhält an den Daten des Kunden nur die Rechte, die zur Erbringung der vereinbarten Leistungen erforderlich sind.

§ 15 Mängel

(1) HRzlich erhält die Software während der Vertragslaufzeit in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand. Für Mängel gelten die gesetzlichen Vorschriften des Mietrechts, soweit diese AGB nichts anderes bestimmen.

(2) HRzlich beseitigt gemeldete Mängel in angemessener Frist. Das kann auch durch eine Umgehungslösung geschehen, wenn sie dem Kunden zumutbar ist.

(3) Ausfälle im Rahmen der vereinbarten Verfügbarkeit (§ 5) und unerhebliche Minderungen der Tauglichkeit sind keine Mängel.

(4) Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen.

(5) Für Schadensersatz und Ersatz vergeblicher Aufwendungen gilt § 16.

§ 16 Haftung

(1) HRzlich haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, bei arglistig verschwiegenen Mängeln, im Umfang einer übernommenen Garantie und nach dem Produkthaftungsgesetz.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet HRzlich nur, wenn sie eine wesentliche Vertragspflicht verletzt. Wesentlich sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Im Übrigen ist die Haftung von HRzlich ausgeschlossen.

(4) Die Beschränkungen dieses Paragrafen gelten auch zugunsten der Organe, Beschäftigten und Erfüllungsgehilfen von HRzlich.

(5) Ansprüche betroffener Personen nach Art. 82 DSGVO bleiben unberührt. Im Übrigen gilt für Datenschutzverstöße ergänzend der Auftragsverarbeitungsvertrag.

§ 17 Höhere Gewalt

Keine Partei haftet für die Nichterfüllung ihrer Pflichten, solange und soweit diese auf Ereignissen beruht, die außerhalb ihres Einflussbereichs liegen und die sie auch mit zumutbarer Sorgfalt nicht abwenden konnte, insbesondere Naturereignisse, Krieg, Unruhen, Pandemien, behördliche Anordnungen, Arbeitskämpfe bei Dritten und großflächige Ausfälle von Strom- oder Kommunikationsnetzen. Die betroffene Partei informiert die andere unverzüglich. Dauert ein solches Ereignis länger als 30 Tage, kann jede Partei den Vertrag außerordentlich kündigen.

§ 18 Änderungen dieser AGB

(1) HRzlich kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn dafür ein sachlicher Grund besteht, insbesondere bei Änderungen der Rechtslage oder der Rechtsprechung, bei Weiterentwicklungen der Software oder zur Schließung von Regelungslücken. Der Umfang des gebuchten Pakets und die Vergütung werden nicht nach diesem Paragrafen geändert; dafür gelten § 4 Abs. 6 und § 9. Ebenso wenig ändern sich nach diesem Paragrafen die Vertragsart, die Laufzeit, die Verlängerung und die Kündigungsfristen nach § 10; dafür bedarf es einer Vereinbarung oder eines Wechsels nach § 10 Abs. 5 und 6.

(2) HRzlich teilt die geänderten AGB mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mit und hebt die Änderungen hervor.

(3) Der Kunde kann den Änderungen bis zu ihrem Wirksamwerden in Textform widersprechen. Widerspricht er nicht, gelten die geänderten AGB ab dem mitgeteilten Zeitpunkt. Auf die Widerspruchsmöglichkeit, die Frist und die Folgen eines unterlassenen Widerspruchs weist HRzlich in der Mitteilung hin.

(4) Widerspricht der Kunde, läuft der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen weiter. HRzlich kann ihn dann nach § 10 ordentlich kündigen.

§ 19 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Sitz der HRzlich GmbH, wenn der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist (§ 38 Abs. 1 ZPO). Dasselbe gilt, soweit gesetzlich zulässig, wenn der Kunde keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat. HRzlich kann den Kunden auch an dessen allgemeinem Gerichtsstand verklagen.

(3) Erklärungen und Mitteilungen nach diesem Vertrag bedürfen der Textform. HRzlich richtet Mitteilungen an die Rechnungs-E-Mail-Adresse oder an die Personen mit der Rolle Administration im Firmenkonto.

(4) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Das gilt auch für eine Änderung dieses Formerfordernisses. Der Vorrang individueller Vereinbarungen (§ 305b BGB) bleibt unberührt.

(5) Der Kunde kann Rechte aus diesem Vertrag nur mit Zustimmung von HRzlich auf Dritte übertragen. § 354a HGB bleibt unberührt.

(6) Ist eine Bestimmung dieser AGB unwirksam oder undurchführbar, bleiben die übrigen Bestimmungen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.